VGN Group Microsoft 365 migratie

Onze klant VGN Group was reeds in het bezit van mailboxen via Office 365 en hier waren zij tevreden over. De mogelijkheden die Microsoft 365 met zich meebrengt vonden wij aansluiten bij de werkwijze van VGN Group en hebben wij zelf de stoute schoenen aangetrokken en contact opgenomen om een demonstratie te komen geven. Er werd zeer positief gereageerd op de demonstratie en ons gevoel bleek te kloppen; dit was een goede match.

 

We bekeken met de klant kritisch naar welke diensten er noodzakelijk waren en in welke vorm, konden wij de klant een duidelijke en overzichtelijke prijsopgave sturen. Hierdoor wist de klant wat het hem zou gaan kosten zonder dat daar verdere verassingen bij zouden komen.

 

Nu dat de inventarisatie gedaan was en de licenties besteld is het tijd om met de klant de rechtenstructuur te bespreken. Even simpel uitgelegd: Wie mag Waar bij? en Wie mag Wat doen?.

Indien gewenst sturen wij de klant een overzicht van de besproken rechtenstructuur zodat ook zij zelf hier het overzicht over kunnen behouden. Daarna hebben we een datum geprikt voor de daadwerkelijke omzetting.

In de periode hiertussen is er minder contact met de klant maar zijn wij zeker wel druk bezig voor de klant aan de achterzijde. Denk hierbij aan het inrichten van Intune, de standaard instellingen die passen bij de organisatie, en het inregelen van Teamsites en SharePoint voor het plaatsen van alle data. Alle data die eerst werd gedeeld door een fysiek apparaat op kantoor worden verplaatst naar SharePoint. En niet te vergeten de persoonlijke bestanden van iedere werknemer.

 

De avond voor de afgesproken migratie datum kopiëren wij de laatst gemaakt wijzigingen nog mee zodat alle bestanden zo up-to-date zijn. De volgend dag staan wij zoals afgesproken bij de klant op locatie. Door al het voorbereidende werk waar de klant nauwelijks weet van heeft lijkt het voor hen of het zo gepiept is. Wij zetten de lokale profielen via Intune om en alle policies, rechten en applicaties worden toegepast zodat de gebruiker voor zijn idee nog in dezelfde omgeving werkzaam is.

De dagen direct hierna zullen wij altijd nauw contact houden met de klant om hen de nazorg te bieden die nodig is.

 

Bij VGN Group gaven ze aan dat zij werken met persoonlijke dossiers en gevoelige informatie.

Hierdoor staat veiligheid van de bestanden met stip op nummer 1, door elk apparaat te koppelen met Intune aan Microsoft365 worden harde schijven voorzien van een bitlocker en is het mogelijk voor ons als IT beheer het apparaat op afstand te wissen bij diefstal of verloren zodat er geen datalek ontstaat. Ook het blokkeren van een gebruiker is op afstand allemaal mogelijk.

Iedereen ziet alleen de documenten waar hij/zij rechten tot heeft gekregen en daarnaast kan er in eigen documenten worden gewerkt doormiddel van de OneDrive applicatie. Hierdoor heeft iedereen een “eigen” persoonlijke werkomgeving en een gedeelde omgeving waarin hij/zij zeer gemakkelijk documenten kan delen met anderen.  

Voor deze klant was ook het hebben van een back-up belangrijk van de omgeving van Microsoft 365.  Aangezien de fysieke machine overbodig was geworden door het werken in de cloud hebben wij samen met de klant besloten om deze server in te richten voor deze back-up. Hierdoor hebben wij aan de wens van de klant voldaan zonder dat daarvoor extra kosten voor hardware gemaakt moesten worden.